Datenschutz bei IT-Flat.
Was das Wartungssystem von deinen Geräten weiß, wohin es geht und wie lange es bleibt. Stand 27. Oktober 2026.
Diese Information ergänzt meine allgemeine Datenschutzerklärung der Website. Sie gilt für IT-Flat, also die laufende Betreuung deiner Geräte mit dem Wartungssystem, der Fernwartung und dem Monatsbericht.
1. Wer verantwortlich ist
Philipp Kuljkin, IT-Service Kuljkin. Anschrift und Telefon findest du im Impressum, E-Mail hello@kuljkin.de. Einen Datenschutzbeauftragten habe ich nicht, gesetzlich ist keiner nötig. Fragen zum Datenschutz gehen direkt an mich.
Betreue ich Geräte für dich als Privatperson, bin ich für die Daten auf meinem Server verantwortlich. Betreue ich Geräte deiner Firma oder Praxis, verarbeite ich die Daten in deinem Auftrag. Dafür schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, bei Berufsgeheimnisträgern zusätzlich eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB.
2. Wofür ich die Daten brauche
- Deine Geräte aktuell und sicher halten und Probleme früh erkennen.
- Dir aus der Ferne helfen, wenn du mich darum bittest oder ein Risiko auftritt, das wir in der Leistungsbeschreibung vereinbart haben.
- Dir jeden Monat einen Bericht über den Zustand deiner Geräte schicken.
- Den Vertrag abwickeln und abrechnen.
3. Welche Daten das sind
Von dir
Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bei Lastschrift deine Bankverbindung, dazu Notizen zu unseren Absprachen.
Von deinen Geräten
Auf jedem betreuten Gerät läuft ein kleines Wartungsprogramm. Es schickt regelmäßig einen technischen Bericht an meinen Server:
- Gerät: Hersteller, Modell, Seriennummer, Gerätename, Betriebssystem und Version, Laufzeit seit dem letzten Neustart, Zustand von Festplatte und Akku, freier Speicher.
- Sicherheit: Virenschutz und seine Funde (Name und Fundort des Schädlings), Firewall, Schutzeinstellungen, Verschlüsselung, Anzahl der Administratorkonten.
- Updates: was installiert ist und was aussteht.
- Programme: installierte Programme mit Version und Hersteller, Programme im Autostart, Browser-Erweiterungen, Drucker, verbundene Netzlaufwerke, die Art der Cloud- und Mailprogramme.
- Datensicherung: ob und wann zuletzt gesichert wurde und ob der Abgleich mit Cloud oder NAS läuft.
- Netzwerk: Modell und Firmware-Stand deines Routers (bei einer FRITZ!Box), Zustand der WLAN-Karte.
- Fernwartung: die ID der Fernwartung, ob sie erreichbar ist und ob fremde Fernwartungsprogramme installiert sind. Bei TeamViewer auch, wer sich zuletzt verbunden hat, damit eine Betrugsverbindung auffällt.
- Ergebnisse der Aufträge, die ich aus der Ferne ausführe.
Nie dabei: deine Dateien und deren Namen, Inhalte von Dokumenten, Mails oder Fotos, dein Browserverlauf, Passwörter, Benutzernamen, WLAN-Namen und Mailadressen aus deinen Programmen.
Nur in besonderen Fällen
- Protokolle: Bei einem Problem kann ich die Protokolle des Wartungsprogramms abrufen. Benutzernamen in Pfaden werden dabei unkenntlich gemacht.
- Wiederherstellungsschlüssel: Schalte ich bei der Einrichtung die Verschlüsselung (BitLocker oder FileVault) ein, bewahre ich den Schlüssel auf, damit du im Notfall wieder an deine Daten kommst. Du bekommst ihn ebenfalls.
- Datenumzug: Ziehe ich deine Daten auf ein neues Gerät um, speichere ich als Nachweis, wie viele Dateien und wie viel Datenmenge kopiert wurden. Dateinamen speichere ich nicht.
4. Fernwartung
Für die Fernwartung nutze ich RustDesk mit einem eigenen Server in Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt. Standard ist: Du bestätigst jede Verbindung auf deinem Bildschirm, ohne deine Zustimmung komme ich nicht auf das Gerät. Einen Zugriff ohne Bestätigung richte ich nur ein, wenn wir das für dieses Gerät gesondert in Textform vereinbart haben. Bei Geräten von Praxen und Berufsgeheimnisträgern richte ich ihn nicht ein.
5. Wohin die Daten gehen
Die Berichte gehen verschlüsselt (HTTPS) auf meinen Server in Deutschland. Dort sehe nur ich sie, nach Anmeldung. Für einzelne Aufgaben setze ich diese Dienstleister ein:
| Dienstleister | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| IONOS SE, Montabaur | Server für das Wartungssystem und den Fernwartungsdienst, tägliche Sicherung des Servers, Versand der Mails | Deutschland |
| Anthropic PBC, San Francisco | KI-Hilfe bei der Diagnose, nur wenn ich sie für ein Gerät aufrufe | USA |
| Apple Inc., Cupertino | Mitteilungen an mein iPhone, wenn ein Gerät ein Risiko meldet | USA |
KI-Hilfe: Bei schwierigen Problemen lasse ich mir von einer KI (Claude von Anthropic) bei der Diagnose helfen. Dabei gehen nur technische Prüfwerte des Geräts an Anthropic, ohne Dateien, Benutzernamen und Passwörter. Anthropic nutzt diese Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training und löscht sie in der Regel nach 30 Tagen. Was die KI vorschlägt, prüfe ich, bevor etwas passiert. Entscheidungen trifft die KI nicht.
USA: Anthropic und Apple sitzen in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).
Mit allen Dienstleistern habe ich Verträge zur Auftragsverarbeitung. An andere gebe ich deine Daten nicht weiter, außer ich bin gesetzlich dazu verpflichtet.
6. Rechtsgrundlagen
- Betreuung, Monatsbericht, Fernhilfe und Abrechnung: Erfüllung unseres Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Sicherheitsmeldungen und der Schutz vor Betrug und Schadsoftware: berechtigtes Interesse an der Sicherheit deiner Geräte und meines Systems (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Aufbewahrung von Rechnungen: gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
- Das Wartungsprogramm liest Informationen auf deinem Gerät, weil das für die von dir bestellte Betreuung unbedingt nötig ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
7. Wie lange die Daten bleiben
Das Wartungssystem löscht automatisch nach diesen Fristen:
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Wartungsberichte deiner Geräte | 13 Monate. Der jeweils neueste Bericht bleibt, solange das Gerät betreut wird. |
| Wartungsdaten eines Geräts nach Ende der Betreuung | 3 Monate nach dem Beenden. Protokolle, Nachweise und Monatsberichte nach ihren eigenen Fristen (siehe unten). |
| Ausgemusterte Geräte | 6 Monate im Archiv. Das Ausmusterungsblatt als Nachweis 3 Jahre. |
| Protokolle von Einrichtung und Fernhilfe | 12 Monate. |
| Sicherungs- und Virennachweise | 12 Monate. |
| Verschickte Monatsberichte | 13 Monate. |
| Protokoll der KI-Hilfe | 12 Monate. |
| Zugriffsprotokoll des Servers mit IP-Adresse | 4 bis 5 Wochen. |
| Fehlerprotokolle des Servers | 3 Monate. |
| Wiederherstellungsschlüssel für BitLocker oder FileVault | Solange ich das Gerät betreue. Nach dem Ende der Betreuung oder auf deinen Wunsch lösche ich sie von Hand. |
| Vertrags- und Rechnungsdaten | Bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre). |
Endet unser Vertrag, entferne ich das Wartungsprogramm und meine Fernwartung aus der Ferne von deinen Geräten. Deine eigenen Programme und Einstellungen bleiben.
8. Mitbenutzer deiner Geräte
Nutzen weitere Personen deine Geräte, etwa Familienmitglieder oder Mitarbeiter, betreffen die technischen Daten auch sie. Bitte sag ihnen, dass das Gerät von mir betreut wird. Gib ihnen diese Information. Bei Mitarbeitern dient die Betreuung nur der Sicherheit der Geräte, nie der Kontrolle von Leistung oder Verhalten.
9. Wie ich die Daten schütze
- Alle Verbindungen zwischen deinen Geräten und meinem Server sind verschlüsselt.
- Updates des Wartungsprogramms sind digital signiert. Deine Geräte nehmen nur Updates an, die von mir stammen.
- Aus der Ferne lassen sich nur fest vorgegebene Aufträge ausführen, keine beliebigen Befehle.
- Der Zugang zur Übersicht ist mit Passwort geschützt und meldet sich nach kurzer Zeit ohne Bedienung selbst ab. Wiederholte Fehlversuche sperren den Zugriff.
- Der Server steht in Deutschland, wird täglich gesichert und automatisch aktualisiert.
10. Deine Rechte
Du kannst jederzeit:
- Auskunft verlangen, welche Daten ich über dich und deine Geräte habe (Art. 15 DSGVO),
- falsche Daten berichtigen lassen (Art. 16 DSGVO),
- die Löschung verlangen, soweit ich die Daten nicht aufbewahren muss (Art. 17 DSGVO),
- die Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18 DSGVO),
- deine Daten in einem gängigen Format bekommen (Art. 20 DSGVO),
- der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse widersprechen (Art. 21 DSGVO),
- dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für mich zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Eine kurze E-Mail an hello@kuljkin.de reicht.
11. Muss ich die Daten bereitstellen?
Ohne die technischen Berichte deiner Geräte kann ich IT-Flat nicht erbringen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.