Du bist selbständig im B2B-Bereich
Du stellst Rechnungen an Geschäftskunden, oder du bekommst Rechnungen von anderen Unternehmen. Beides fällt seit 2025 unter die Pflicht, mindestens den Empfang zu beherrschen.
Produktivität · seit 2011 E-Rechnung Pflicht ab 2025.
E-Rechnung Pflicht ab 2025.
Bist du dabei, oder zu spät?
XRechnung oder ZUGFeRD, abhängig von deinem Geschäftsmodell. Ich richte dir das Format-Konforme Versenden und Empfangen in deiner bestehenden Buchhaltungs-Software ein. Compliance-konform, ohne Software-Wechsel wenn möglich.
die Klarstellung Was ist eine
Was ist eine
E-Rechnung wirklich?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes Datenformat, das Maschinen automatisch verarbeiten. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Versenden wird je nach Größe ab 2027 oder 2028 Pflicht. Ich richte Empfang und Versand mit deiner Software ein (Lexware, sevDesk, Buhl, DATEV). Passt deine Software nicht, schlage ich Alternativen vor.
01Pflicht für B2B ab 2025
02ZUGFeRD-konform empfangen
03Versenden auf Knopfdruck
in einfachen Worten
Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Hinter dem Dokument steckt ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD), den die Buchhaltungs-Software deines Empfängers automatisch lesen, prüfen und buchen kann. Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz, alles strukturiert hinterlegt. Heißt: kein Abtippen mehr, kein Fehler durch falsch erkannte Beträge.
Im Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung muss eine E-Rechnung bestimmten EU-Normen folgen, damit sie überall verarbeitet werden kann. Seit 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Versenden wird ab 2027 oder 2028 verpflichtend, abhängig von der Unternehmensgröße. Privatkunden sind davon nicht betroffen.
Selbst-Check
Brauche ich das?
Wenn dich einer dieser Punkte trifft, solltest du E-Rechnung nicht mehr aufschieben.
Du nutzt Lexoffice, sevDesk, DATEV oder Buhl
Die meisten gängigen Buchhaltungs-Programme können E-Rechnung mittlerweile, oft aber muss die Funktion noch aktiviert oder konfiguriert werden. Da ist die Umstellung schnell gemacht, wenn man weiß wo es hängt.
Du bekommst monatlich viele Eingangsrechnungen
Hosting, Software-Abos, Telefon, Steuerberater, Versicherungen. Wenn du jeden Monat Rechnungen abtippst oder hin und her schickst, hilft automatischer Empfang sofort.
Du willst GoBD-konform arbeiten
E-Rechnungen müssen revisionssicher und unverändert für 10 Jahre archiviert werden. Mit der richtigen Software-Konfiguration läuft das automatisch im Hintergrund mit.
Du willst die Übergabe an den Steuerberater vereinfachen
Belege strukturiert digital, Lieferant und Betrag schon erkannt, Steuerberater zieht sich was er braucht direkt aus dem System. Spart dir den Monatsstapel und ihm das Erfassen.
Du planst nicht jedes Jahr neu
Die Versand-Pflicht kommt 2027 oder 2028 für jeden, je nach Größe. Wer jetzt umstellt, hat genug Zeit für saubere Tests, statt im Dezember 2027 hektisch das Format zu suchen.
Die Pflicht-Timeline für E-Rechnung.
Was bis wann passiert. Privatkunden sind nicht betroffen.
- 01.01.2025
Empfang Pflicht
Ab heute musst du als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das heißt: deine Software muss XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten können.
- 01.01.2027
Versand Pflicht für große Unternehmen
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. PDFs reichen nicht mehr.
- 01.01.2028
Versand Pflicht für alle
Auch kleine Selbständige müssen jetzt E-Rechnungen versenden. Spätester Zeitpunkt für die Umstellung.
Was du bekommst
Analyse deiner aktuellen Rechnungsprozesse und Beratung zur passenden Lösung
Software-Auswahl: z. B. Lexoffice, sevDesk, Easybill oder DATEV
je nach deinem Setup
Einrichtung der E-Rechnungssoftware inkl. XRechnung- und ZUGFeRD-Ausgabe
Einrichtung des Empfangs von E-Rechnungen
maschinenlesbar und archivierbar
Anbindung an dein Dokumentenmanagementsystem (DMS), falls vorhanden
Überblick über Fristen und Pflichten: was gilt ab wann für wen
Kurzeinweisung: so stellst du E-Rechnungen künftig selbst aus
Worauf du achten solltest
Stolperfallen die ich öfter sehe
Empfangen ist nicht gleich Versenden
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Versenden ist erst ab 2027 oder 2028 Pflicht. Wer beides gleichzeitig umstellt, hat es einfacher, aber Empfang hat klare Priorität.
ZUGFeRD oder XRechnung, was passt?
ZUGFeRD ist die hybride Variante (PDF mit eingebetteten Daten), XRechnung ist reine XML-Datei für die Maschine. Für B2B-Kunden meist ZUGFeRD, für Behörden-Kunden XRechnung. Im Setup wählen wir das passende Format.
Software-Anbindung muss laufen
Buchhaltungs-Programm und E-Mail-Postfach müssen so verbunden werden, dass Eingangs-Rechnungen automatisch im richtigen Ordner landen, nicht im Spam oder im Nirgendwo. Das ist der Punkt der oft schiefgeht.
Archivierung 10 Jahre, revisionssicher
E-Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden. Im Mail-Ordner reicht nicht. Wir richten zusammen mit dem DMS oder dem Buchhaltungs-Programm eine ordentliche Ablage ein, die im Zweifel auch dem Finanzamt standhält.
FAQ
Häufige Fragen
Bin ich verpflichtet auf E-Rechnung umzustellen?
Seit 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Versenden wird ab 2027 oder 2028 verpflichtend, abhängig von der Unternehmensgröße. Privatkunden sind nicht betroffen.
Welches Format muss ich verwenden?
In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigen Formate. Beide sind EU-Richtlinien-konform. Welches besser passt hängt von deinem Geschäftsmodell und deinen Geschäftspartnern ab.
Funktioniert das mit meiner bestehenden Buchhaltungs-Software?
Die gängigen Lösungen (Lexware, sevDesk, Buhl, DATEV) unterstützen E-Rechnung mittlerweile. Bei der Einrichtung prüfe ich, ob deine Software passt oder ein Wechsel sinnvoll ist.
Was passiert mit alten PDF-Rechnungen?
Die bleiben gültig für Geschäftsbeziehungen, bei denen E-Rechnung noch nicht Pflicht ist. Ab 2027/28 musst du je nach Größe auch versenden, dann reichen PDFs nicht mehr.
#yourproject
Compliance heute, statt Stress später.
Sag mir mit welcher Buchhaltungs-Software du arbeitest und wie viele Rechnungen du etwa pro Monat hast. Ich prüfe ob deine Software E-Rechnung kann und richte alles ein.
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Kein Vor-Ort-Termin nötig.
Diese Leistung erbringe ich komplett per Fernzugriff. Du musst nichts vorbereiten, nichts installieren, niemand muss zu dir nach Hause kommen. Verschlüsselte Verbindung, du siehst was ich tue.
